Pahami Arti & Fungsi Cq di Surat: Gampang Kok!

Table of Contents

Pernah nggak sih kamu lagi baca surat resmi atau surat dinas, terus nemu singkatan aneh di bagian alamat tujuan? Misalnya, “Kepada Yth. Direktur Utama PT Maju Jaya, c.q. Manajer Pemasaran”. Nah, singkatan “c.q.” ini sering bikin kening berkerut. Apa sih sebenarnya maksudnya? Kok nggak langsung aja ditulis nama manajernya? Yuk, kita kupas tuntas!

Apa Itu “c.q.”?¶

Singkatan “c.q.” itu asalnya bukan dari bahasa Indonesia, lho. Ini adalah singkatan dari bahasa Latin, yaitu casu quo. Kalau diterjemahkan secara harfiah, artinya kira-kira adalah “dalam hal mana”, “dalam urusan ini”, atau “yang bersangkutan”. Dalam konteks surat-menyurat, “c.q.” ini digunakan untuk menentukan orang atau bagian tertentu di dalam sebuah institusi atau perusahaan yang namanya sudah disebutkan sebelumnya sebagai penerima surat utama.

Jadi, gini logikanya. Surat itu ditujukan untuk pimpinan tertinggi di sebuah organisasi (misalnya Direktur Utama), tapi urusan atau topik surat tersebut sebenarnya lebih spesifik ditangani oleh divisi atau orang tertentu di bawah pimpinan tersebut (misalnya Manajer Pemasaran). Nah, biar suratnya nggak muter-muter dan langsung nyampe ke meja yang tepat, dipakailah “c.q.” untuk mengarahkan surat tersebut secara lebih spesifik. Ini membantu efisiensi alur surat masuk di organisasi besar.

Image just for illustration

Penggunaan “c.q.” ini terutama umum di lingkungan birokrasi, perusahaan besar, atau institusi yang punya struktur organisasi berlapis. Tujuannya adalah agar surat itu secara prosedural ditujukan kepada pucuk pimpinan, namun secara operasional atau fungsional diproses oleh pihak yang lebih kompeten atau relevan dengan isi surat. Ini juga bisa jadi cara untuk memberikan “tembusan” halus secara langsung kepada pihak yang akan mengerjakannya, tanpa perlu membuat baris tembusan terpisah. Singkatnya, “c.q.” itu seperti “via” atau “melalui” tapi lebih formal dan spesifik merujuk pada kasus atau urusan tertentu yang ditangani.

Mengapa Menggunakan “c.q.”?¶

Pertanyaan bagus! Kenapa sih repot-repot pakai “c.q.”? Kenapa nggak langsung aja tulis nama orang atau jabatannya yang akan menangani surat itu? Ada beberapa alasan penting di baliknya. Pertama, secara hierarki, seringkali surat-surat penting memang seharusnya ditujukan kepada pimpinan tertinggi. Ini menunjukkan rasa hormat dan mengakui posisi formal mereka dalam struktur organisasi.

Kedua, penggunaan “c.q.” membantu memfasilitasi alur administrasi surat di organisasi besar. Petugas penerima surat di bagian umum atau sekretariat biasanya akan mencatat surat masuk berdasarkan alamat utama. Namun, dengan adanya “c.q.”, mereka punya panduan jelas ke mana surat itu seharusnya diteruskan untuk diproses lebih lanjut. Ini meminimalkan risiko surat nyasar atau tertahan di tangan yang salah. Bayangkan kalau surat penting cuma ditujukan ke “Manajer Pemasaran” tanpa menyebut pimpinan utamanya di organisasi yang besar dan punya banyak manajer. Surat itu mungkin butuh waktu lebih lama untuk diverifikasi atau disahkan.

Ketiga, “c.q.” juga bisa berfungsi sebagai penekanan bahwa meskipun surat ditujukan kepada pimpinan, penyelesaian atau tindakan yang dibutuhkan dari surat tersebut adalah tanggung jawab pihak yang disebut setelah “c.q.”. Ini membuat tugas dan wewenang menjadi lebih jelas bagi internal organisasi penerima surat. Jadi, surat itu secara nominal untuk Direktur Utama, tapi secara fungsional untuk Manajer Pemasaran. Ini adalah cara rapi dalam komunikasi formal untuk memastikan surat ditangani oleh orang yang paling tepat tanpa mengabaikan hierarki formal.

Cara Menggunakan “c.q.” yang Benar¶

Penggunaan “c.q.” dalam surat punya kaidah penulisannya sendiri lho, biar nggak salah kaprah dan justru bikin bingung. Umumnya, “c.q.” diletakkan di bagian alamat surat, tepatnya setelah nama atau jabatan dari penerima surat utama, dan diikuti oleh jabatan atau nama orang yang dituju secara spesifik terkait kasus atau urusan surat tersebut. Biasanya penulisannya adalah “c.q.” atau “Cq.”. Konsistensi penting ya.

Contoh penulisannya bisa bermacam-macam, tergantung siapa penerima utama dan siapa yang dituju setelah “c.q.”.
* Kepada Yth. Bapak Direktur PT Aneka Usaha
c.q. Kepala Bagian Keuangan
* Kepada Yth. Rektor Universitas Maju Jaya
c.q. Dekan Fakultas Teknik
* Kepada Yth. Pimpinan Redaksi Majalah Inspirasi
c.q. Editor Rubrik Teknologi

Perhatikan, yang disebut setelah “c.q.” itu adalah pihak (orang, jabatan, atau divisi) yang lebih spesifik dan relevan dengan isi surat, yang merupakan bawahan atau bagian dari pihak yang disebut sebelum “c.q.”. Pihak yang disebut sebelum “c.q.” adalah penerima surat secara formal atau secara umum, sedangkan pihak setelah “c.q.” adalah penerima surat secara fungsional atau secara spesifik terkait urusan dalam surat. Jangan sampai kebalik ya!

Ini berbeda dengan penggunaan “u.p.” (untuk perhatian), meskipun kadang fungsinya mirip. “u.p.” biasanya digunakan untuk mengarahkan perhatian surat kepada orang atau divisi tertentu, tanpa harus secara formal ditujukan kepada pimpinan tertinggi terlebih dahulu. Penggunaan “c.q.” terasa lebih formal dan kaku, sering ditemukan dalam korespondensi antarlembaga atau surat dinas pemerintahan.

Perbedaan “c.q.” dan “u.p.”¶

Nah, seringkali orang bingung membedakan antara “c.q.” dan “u.p.”. Keduanya memang sama-sama bertujuan untuk mengarahkan surat ke orang atau bagian yang tepat, tapi ada nuansa perbedaannya. “u.p.” adalah singkatan dari “untuk perhatian”. Penggunaan “u.p.” lebih umum dan fleksibel dibandingkan “c.q.”.

Ketika surat ditujukan “Kepada Yth. Pimpinan PT Jaya Makmur, u.p. Bapak Budi, Manajer HRD”, ini berarti surat itu memang ditujukan kepada pimpinan, tapi untuk perhatian khusus Bapak Budi di HRD. Pimpinan mungkin membaca sekilas lalu meneruskannya, atau surat itu langsung diteruskan ke Bapak Budi oleh sekretaris pimpinan. Intinya, “u.p.” lebih menekankan pada siapa yang harus memberi perhatian atau siapa yang akan menindaklanjuti.

Sementara itu, “c.q.” lebih menekankan pada kasus atau urusan tertentu yang secara prosedural menjadi wewenang atau tanggung jawab pihak yang disebut setelah “c.q.”. Surat itu ditujukan kepada pimpinan dalam konteks formal, tetapi dalam urusan ini (casu quo) yang menangani adalah pihak yang disebut setelah “c.q.”. Jadi, ada penekanan hierarki dan procedural di “c.q.” yang tidak sekuat pada “u.p.”. Tabel berikut mungkin bisa membantu membedakannya:

Fitur	c.q. (casu quo)	u.p. (untuk perhatian)
Asal Kata	Latin (casu quo)	Bahasa Indonesia (untuk perhatian)
Makna Dasar	Dalam urusan ini, dalam hal mana	Untuk menjadi perhatian, untuk ditindaklanjuti
Nuansa	Lebih formal, prosedural, hierarkis	Lebih umum, fleksibel, penekanan tindakan
Fokus Pengarahan	Ditujukan ke Pimpinan, dalam urusan ini ditangani oleh…	Ditujukan ke Pimpinan, untuk perhatian dari…
Penggunaan Umum	Surat dinas, birokrasi, korespondensi antarlembaga	Umum di berbagai jenis surat formal/bisnis

Meskipun ada perbedaan ini, pada praktiknya, kedua singkatan ini sering digunakan untuk tujuan serupa: memastikan surat sampai ke tangan yang tepat di dalam organisasi penerima. Namun, jika Anda ingin menggunakan gaya yang sangat formal dan menekan aspek prosedural/hierarki, “c.q.” bisa jadi pilihan yang lebih tepat, terutama jika Anda berkorespondensi dengan instansi pemerintah atau organisasi yang kaku strukturnya.

Kapan Sebaiknya Menggunakan “c.q.”?¶

Penggunaan “c.q.” paling tepat ketika Anda mengirim surat ke sebuah organisasi, dan:
1. Surat tersebut secara hierarki perlu diketahui atau ditujukan kepada pimpinan tertinggi organisasi tersebut.
2. Topik spesifik dari surat tersebut ditangani oleh departemen, divisi, atau individu tertentu di bawah pimpinan tersebut.
3. Anda ingin memastikan bahwa surat tersebut tidak hanya sampai ke organisasi, tetapi juga langsung diteruskan ke pihak yang berwenang menangani masalah tersebut sesuai struktur internal mereka.
4. Anda berkorespondensi dalam lingkungan yang menjunjung tinggi formalitas dan prosedur, seperti instansi pemerintah, BUMN, atau perusahaan multinasional besar dengan birokrasi yang mapan.

Hindari penggunaan “c.q.” jika surat Anda ditujukan langsung kepada individu dan tidak melibatkan hierarki formal organisasi. Misalnya, mengirim surat pribadi atau surat informal. Penggunaan “c.q.” dalam konteks yang salah akan terdengar kaku dan tidak pada tempatnya. Jadi, gunakan “c.q.” hanya ketika Anda berhadapan dengan struktur organisasi formal dan perlu mengarahkan surat kepada pihak yang relevan melalui pimpinan atau departemen yang lebih tinggi secara formal.

Kesalahan Umum dalam Penggunaan “c.q.”¶

Ada beberapa kesalahan yang sering terjadi saat menggunakan “c.q.” dalam surat. Salah satunya adalah menempatkan “c.q.” di tempat yang salah. Ingat, “c.q.” selalu mengikuti pihak yang lebih tinggi atau umum, dan diikuti oleh pihak yang lebih spesifik. Jangan sampai terbalik.

Contoh kesalahan:
* Kepada Yth. Manajer Pemasaran PT Maju Jaya
c.q. Direktur Utama (INI SALAH) - Seharusnya Direktur Utama yang lebih tinggi ada di awal.
* Kepada Yth. Direktur Utama PT Maju Jaya c.q. (tanpa menyebut siapa setelahnya) - Tidak jelas siapa yang dituju secara spesifik.

Kesalahan lain adalah penggunaan “c.q.” untuk hal-hal yang tidak spesifik atau tidak relevan dengan isi surat. Pihak yang disebut setelah “c.q.” harus benar-benar orang atau divisi yang punya wewenang atau tanggung jawab langsung terkait topik surat Anda. Jika tidak yakin siapa yang menangani, mungkin lebih baik menggunakan “u.p.” atau bahkan tidak menggunakan singkatan sama sekali dan membiarkan organisasi penerima yang mengarahkan surat tersebut secara internal.

Terakhir, pastikan penulisan “c.q.” konsisten, apakah mau pakai titik atau tidak (c.q. atau cq), dan apakah kapital semua atau tidak (c.q., Cq., CQ.). Ikuti kaidah penulisan yang berlaku di lingkungan Anda, atau pilih salah satu yang paling umum (c.q.) dan konsistenlah.

Tips Menulis Alamat Surat dengan “c.q.”¶

Menulis alamat surat dengan benar, terutama yang menggunakan “c.q.”, itu penting agar surat Anda sampai tepat waktu dan tepat sasaran. Berikut beberapa tips:
1. Pastikan Nama Organisasi Benar: Selalu verifikasi nama lengkap dan alamat organisasi yang Anda tuju. Salah nama organisasi bisa fatal.
2. Sebutkan Penerima Utama: Tulis dengan jelas jabatan atau nama pimpinan/departemen yang menjadi tujuan formal surat Anda di baris pertama alamat. Gunakan Yth. (Yang Terhormat) di depannya.
3. Gunakan “c.q.” dengan Tepat: Setelah penerima utama, tambahkan “c.q.” lalu sebutkan jabatan atau nama individu yang secara spesifik menangani urusan surat Anda. Jika memungkinkan, sebutkan nama orangnya jika Anda tahu dan itu sopan dalam konteks tersebut.
4. Susunan Alamat Lengkap: Di bawah baris penerima, tulis alamat lengkap organisasi: nama jalan, nomor, kota, kode pos. Ini sangat krusial untuk pengiriman fisik.
5. Verifikasi: Jika memungkinkan, verifikasi siapa sebenarnya yang paling tepat menangani urusan Anda di organisasi tersebut sebelum menulis surat. Informasi ini bisa didapat dari website organisasi, telepon, atau korespondensi sebelumnya.

Memastikan alamat tertulis dengan rinci dan benar, termasuk penggunaan “c.q.” yang tepat, menunjukkan profesionalisme Anda dan membantu kelancaran komunikasi. Jangan sepelekan detail kecil seperti ini!

C.Q. dalam Konteks Modern¶

Di era digital seperti sekarang, di mana komunikasi sering dilakukan via email, apakah “c.q.” masih relevan? Ya, masih! Konsep pengarahan spesifik di dalam organisasi tetap penting, bahkan dalam email. Dalam email, Anda bisa menggunakan “c.q.” di baris subjek atau di awal badan email, atau bahkan di baris “Kepada” dengan format yang serupa dengan surat fisik.

Contoh dalam email:
* Subjek: Permohonan Informasi [Nama Topik] (Ditujukan Yth. Direktur Utama c.q. Manajer Pemasaran)
* Kepada: pimpinan@organisasi.com
Cc: manajer.pemasaran@organisasi.com
Di dalam badan email: “Yth. Bapak/Ibu Direktur Utama, c.q. Bapak/Ibu Manajer Pemasaran,”

Atau bisa juga dalam baris “Kepada”:
* Kepada: Direktur Utama PT Maju Jaya c.q. Manajer Pemasaran

Penggunaan “c.q.” dalam email berfungsi mirip seperti surat fisik, yaitu untuk memberitahu penerima utama (misalnya Direktur Utama) bahwa email ini perlu perhatiannya, tetapi urusannya spesifik ditujukan kepada pihak yang disebut setelah “c.q.” (Manajer Pemasaran) untuk ditindaklanjuti. Ini membantu penerima utama mendelegasikan email tersebut dengan cepat dan tepat.

Meskipun begitu, di era digital yang serba cepat, banyak organisasi mungkin lebih suka email langsung ditujukan ke alamat email spesifik departemen atau orang yang bersangkutan, dan CC-kan ke pimpinan jika perlu. Penggunaan “c.q.” dalam email lebih sering ditemukan pada email yang sifatnya sangat formal atau mengikuti protokoler ketat, seperti surat resmi elektronik antarinstansi.

Fakta Menarik Seputar “c.q.” dan Bahasa Latin dalam Korespondensi¶

Menarik kan, ternyata singkatan sekecil “c.q.” punya akar kata dari bahasa yang sudah ‘mati’ seperti Latin? Bahasa Latin memang punya peran besar dalam pembentukan banyak bahasa di dunia, termasuk istilah-istilah dalam hukum, sains, dan birokrasi. Istilah casu quo ini adalah salah satu contoh bagaimana jejak Latin masih tertinggal dalam bahasa formal modern, khususnya dalam konteks surat-menyurat resmi.

Penggunaan singkatan Latin dalam korespondensi formal bukanlah hal yang aneh. Selain “c.q.”, ada juga singkatan lain yang mungkin pernah kamu dengar, seperti:
* a.m. (ante meridiem) - sebelum tengah hari
* p.m. (post meridiem) - setelah tengah hari
* e.g. (exempli gratia) - misalnya
* i.e. (id est) - yaitu
* etc. (et cetera) - dan lain-lain

Nah, “c.q.” ini adalah ‘saudara’ dari singkatan-singkatan Latin tersebut yang khusus dipakai dalam konteks pengalamatan surat untuk memperjelas alur atau penanggung jawab berdasarkan ‘kasus’ atau ‘urusan’ yang dibahas. Keberadaan istilah-istilah ini menunjukkan betapa panjangnya sejarah dan tradisi dalam dunia surat-menyurat formal yang masih kita pakai sampai sekarang.

Struktur Penanganan Surat dengan c.q. (Diagram Sederhana)¶

Untuk membayangkan bagaimana surat dengan “c.q.” ini diproses di organisasi penerima, mari kita lihat diagram alur sederhana:

mermaid graph LR A[Pengirim Surat] --> B{Surat Ditujukan Ke?}; B --> C[Penerima Utama<br/>(Misal: Direktur)]; C --> D{Ada "c.q."?}; D -- Ya --> E[Pihak Spesifik<br/>(Misal: Manajer Pemasaran)]; D -- Tidak --> F[Ditangani Penerima Utama<br/>atau Diteruskan Internal]; E --> G[Surat Diproses/Ditindaklanjuti<br/>oleh Pihak Spesifik]; F --> G;

Diagram ini menunjukkan bahwa surat pertama kali ditujukan kepada penerima utama. Jika ada “c.q.”, maka surat tersebut akan diarahkan secara khusus ke pihak yang disebut setelah “c.q.” untuk diproses. Ini membantu mempercepat penyampaian surat ke orang yang tepat yang memiliki keahlian atau wewenang untuk menangani masalah tersebut.

Mengapa Penting Memahami “c.q.”?¶

Memahami arti dan penggunaan “c.q.” bukan cuma soal tahu singkatan Latin. Ini penting kalau kamu sering berhadapan dengan surat-surat formal, baik sebagai pengirim maupun penerima. Sebagai pengirim, menggunakan “c.q.” dengan benar menunjukkan bahwa kamu mengerti protokoler surat-menyurat resmi dan membantu memastikan suratmu sampai ke orang yang tepat di organisasi besar, sehingga respons bisa lebih cepat dan akurat.

Sebagai penerima (misalnya kamu bekerja di bagian administrasi atau sekretariat), memahami “c.q.” membantumu mengarahkan surat masuk ke meja yang benar sesuai instruksi pengirim dan struktur internal organisasi. Ini mengurangi risiko surat salah arah atau terlambat ditangani, yang pada akhirnya meningkatkan efisiensi kerja.

Jadi, meskipun terkesan kaku atau jadul, penggunaan “c.q.” dalam surat formal masih relevan dan punya fungsi penting dalam memperjelas tujuan dan alur penanganan surat, terutama di organisasi yang punya struktur hierarki kompleks. Menguasai penggunaannya adalah salah satu ciri profesionalisme dalam komunikasi tertulis.

Penutup¶

Singkatan “c.q.” dalam surat mungkin terlihat kecil, tapi punya makna dan fungsi yang cukup penting dalam dunia korespondensi formal, khususnya di lingkungan birokrasi dan perusahaan besar. Berasal dari bahasa Latin casu quo, “c.q.” digunakan untuk mengarahkan surat yang secara formal ditujukan kepada pimpinan atau departemen tertentu, namun dalam urusan ini secara spesifik perlu ditangani oleh individu atau divisi di bawahnya. Memahami penggunaannya yang tepat akan membantu memastikan suratmu sampai ke tangan yang benar dan diproses dengan efisien.

Bagaimana, apakah penjelasan ini cukup jelas? Punya pengalaman menarik terkait penggunaan “c.q.” dalam surat? Atau mungkin kamu punya pertanyaan lain seputar istilah-istilah dalam surat menyurat? Yuk, berbagi pengalaman atau pertanyaanmu di kolom komentar di bawah!